Codice Etico

2. PRINCIPI GENERALI

L’osservanza delle leggi, dei regolamenti, dello Statuto, l’integrità etica e la correttezza costituiscono impegno costante e dovere principale di tutti coloro che operano nell’ambito e nell’interesse della Società e connotano la loro condotta.
Lo svolgimento di qualunque attività e la cura di ogni relazione deve essere improntata a criteri e comportamenti di onestà, trasparenza, correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
Nello sviluppo delle proprie attività di ricerca, di formazione, di divulgazione e mediante le proprie attività operative ed i servizi erogati, ad ogni livello, autonomamente, o in collaborazione con altri enti, organizzazioni, istituzioni pubbliche/private, la Società opera avendo cura particolarmente il riconoscimento e la salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza di ognuno, la tutela del lavoro e delle libertà sindacali, della salute, della sicurezza, promuovendo, altresì, la tutela dei diritti inviolabili dell’uomo, quali quelli civili, politici, sociali, economici, culturali e religiosi, nell’accezione più ampia e completa.

3. CANONI DI CONDOTTA GENERALI

Tutti i comportamenti posti in essere dagli esponenti della Società, nello svolgimento della propria attività, sono ispirati alla massima correttezza, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità formale e sostanziale, alla chiarezza e veridicità dei documenti contabili, secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività della Società devono essere svolte con impegno e rigore professionale, con il dovere di fornire apporti professionali adeguati alle funzioni e alle responsabilità assegnate e di agire, in modo da tutelare il prestigio e la reputazione della Società. Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni di vantaggi personali e di carriera, per sé o per altri, dirette e/o attraverso terzi, sono, senza eccezioni, proibite.
Non è mai consentito corrispondere né offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti, benefici materiali, e altri vantaggi di qualsiasi entità a terzi, per influenzare o compensare un atto del loro ufficio.
Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti esclusivamente se di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso, questo tipo di spese deve essere sempre autorizzato secondo le procedure interne e documentato in modo adeguato.
È proibita l’accettazione di denaro da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti con la Società. Chiunque riceva proposte di omaggi o trattamenti di favore o di ospitalità non configurabili, come atti di cortesia commerciale di modico valore, o la richiesta di essi da parte di terzi, dovrà respingerli e informare immediatamente il superiore o l’organo del quale è parte.
La Società ha cura di informare adeguatamente i terzi circa gli impegni e gli obblighi imposti da questo Codice, esige da loro il rispetto dei principi che riguardano direttamente la loro attività e adotta le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento di terzi.

4. CONFLITTI DI INTERESSE

La Società riconosce e rispetta il diritto di tutti i propri esponenti a partecipare ad attività di ricerca, investimenti, affari o attività di altro genere, al di fuori di quella svolta nell’interesse della Società stessa, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi contrattualmente assunti nei confronti della Società.
Gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori della Società sono tenuti a evitare e a segnalare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura od organo di appartenenza.
In particolare, ciascuno è tenuto a segnalare le specifiche situazioni e attività in cui egli/ella o, per quanto di sua conoscenza, propri parenti o affini entro il secondo grado o conviventi di fatto, siano titolari di interessi economici e finanziari (proprietario o socio) nell’ambito di fornitori, di clienti, di concorrenti, di terzi contraenti, o delle relative società controllanti o controllate, o vi ricoprono ruoli societari di amministrazione o di controllo, ovvero manageriali. Determinano, inoltre, conflitti di interesse le situazioni seguenti:

i) utilizzo della propria posizione nella Società o delle informazioni od opportunità acquisite nell’esercizio del proprio incarico, a vantaggio indebito proprio o di terzi;

ii) svolgimento di attività lavorative da parte dell’esponente della Società e/o dei suoi familiari presso fornitori, subfornitori o concorrenti.

5. RAPPORTI CON COLLABORATORI ESTERNI E FORNITORI

La Società si impegna a ricercare nei fornitori e collaboratori esterni professionalità idonee e impegno alla condivisione dei principi e criteri di questo Codice e promuove la costruzione di rapporti duraturi, finalizzati a consentire il perseguimento del proprio scopo, nel miglior modo possibile.
Nei rapporti di fornitura di beni e servizi, di collaborazione esterna (con consulenti, esperti, tecnici, ecc.), di erogazione di contributi, ecc., è fatto obbligo agli esponenti della Società coinvolti nei relativi procedimenti decisionali di:

i)  osservare le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori, collaboratori esterni e beneficiari, e di non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere, a parità di condizioni con gli altri, per aggiudicarsi la fornitura, l’erogazione del contributo, ecc.;

ii)  nelle procedure di selezione, adottare esclusivamente criteri di valutazione oggettivi, secondo procedure prestabilite e trasparenti;

iii)  osservare e far osservare le condizioni contrattualmente previste, mantenendo una condotta in linea con le buone consuetudini commerciali;

iv)  commisurare il compenso da corrispondere esclusivamente alla prestazione indicata in contratto ed effettuare i relativi pagamenti solo al soggetto contraente, nel paese di esecuzione del contratto.

6. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Tutti gli esponenti della Società, nell’ambito delle funzioni e delle responsabilità ricoperte, sono impegnati nel definire e nel partecipare attivamente al corretto funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno, tale da assicurare il rispetto delle leggi, dei regolamenti, dello Statuto, la protezione del patrimonio tangibile e intangibile della Società, la gestione ottimale ed efficiente delle attività e la disponibilità di dati contabili e finanziari accurati e completi.
Sono proibite, senza alcuna eccezione, pratiche e attitudini riconducibili al compimento o alla partecipazione al compimento di frodi.

7. TRASPARENZA DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI

La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base impiegata per le relative registrazioni contabili.
Ciascun esponente della Società è tenuto a contribuire, nell’ambito delle proprie competenze, affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nelle scritture contabili.
È fatto divieto di porre in essere comportamenti che possono arrecare pregiudizio alla trasparenza e tracciabilità dell’informazione contabile.
Per ogni operazione contabile è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:

i)  l’agevole e puntuale registrazione contabile;

ii)  l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e di ripartizione dei compiti;

ii)  la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori, anche di natura materiale e/o interpretativa.

Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.
È compito di tutti gli esponenti della Società far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata, secondo criteri logici.
Tutti gli esponenti Società che dovessero venire a conoscenza di omissioni, falsificazioni, alterazioni della contabilità o della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili, sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore o all’organo al quale appartengono.

8. TUTELA DELLA PRIVACY

La Società si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri esponenti e ai terzi, generate o acquisite in virtù delle relazioni intrattenute con i propri interlocutori, e a evitarne ogni uso improprio.
La Società garantisce che il trattamento dei dati personali svolto all’interno della propria organizzazione avvenga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, così come previsto dalle disposizioni di legge vigenti. Sono comunque raccolti e registrati solo dati necessari per scopi determinati, espliciti e legittimi. La conservazione dei dati avverrà per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi della raccolta.
La Società si impegna, inoltre, ad adottare idonee e preventive misure di sicurezza per tutte le banche-dati nelle quali sono raccolti e custoditi dati personali, al fine di evitare rischi di distruzione e perdite oppure accessi non autorizzati o di trattamenti non consentiti. Tutti gli esponenti della Società devono:

i)  acquisire e trattare solo i dati necessari e opportuni per le finalità in diretta connessione con le funzioni di responsabilità ricoperte;

ii)  acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di procedure specifiche e conservare e archiviare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;

iii)  rappresentare e ordinare i dati stessi con modalità tali che qualsiasi soggetto autorizzato all’accesso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e veritiero;

iv)  comunicare i dati stessi nell’ambito di procedure specifiche o su autorizzazione espressa delle posizioni superiori e comunque, in ogni caso, solo dopo aver verificato la divulgabilità nel caso specifico dei dati, anche con riferimento a vincoli assoluti o relativi, riguardanti i terzi collegati alla Società da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, avendo ottenuto il loro consenso.

9. PROMOZIONE DEL CODICE

Il Codice Etico è messo a disposizione di tutti gli esponenti della Società, in conformità alle norme applicabili ed è inoltre consultabile nel sito internet della stessa.

10. REVISIONE DEL CODICE

La revisione del Codice Etico è approvata dal Consiglio di Amministrazione della Società, su proposta del Direttore, sentito il parere del Collegio dei Revisori dei Conti, se vigente.

11. VALORE CONTRATTUALE DEL CODICE

L’osservanza delle norme di questo Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti gli esponenti della Società, dei collaboratori, delle terze parti direttamente coinvolte - a vario titolo - in programmi e progetti che vedono come attore diretto o indiretto la Società, ai sensi e per gli effetti della legge di volta in volta applicabile, in base al luogo ove è sorta l’obbligazione, alle parti contraenti e all’oggetto del contratto.
La violazione dei principi e dei criteri contenuti nel Codice potrà costituire inadempimento alle obbligazioni contratte nei confronti della stessa, ovvero illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine al risarcimento di ogni eventuale danno arrecato alla Società, a causa del lamentato inadempimento.
Il Garante del Codice sarà Rodolfo Taballione (email: dpo@esblink.it); questi dovrà assicurare la diffusione e l'applicazione del Codice presso tutti i dipendenti ed al contempo dirimere le questioni di natura interpretativa. Avrà inoltre il compito di valutare ed esaminare i fatti in ordine alle violazioni ipotizzate.